実際に会議を開くためには、
会議と、話し合いとは違う。
会議は話し合いの一種であって、話し合いそのものではない。
会議と単なる話し合いの違いは、以下のようなことである。
会議は設計されるものである。
会議は合目的的行為である。目的のない会議はない。
会議は、部品である。
一つの会議を成立させるためには、複数の会議がなければならない。
会議には流れがある。会議は仕事の流れに沿って設定されなければならない。
会議は、単体では成り立たない。
会議には、ルールがある。
会議のルールはあらかじめ承認されている必要がある。
会議には、組織がある。役割分担がある。
会議の役割、組織は、会議の目的によって決まる。
会議はあらかじめ準備されてなければならない。
会議は、集合体である。会議はチームワークである。
会議は、召集されなければ開催できない。
会議には、責任者がいる。
出席者は目的に従って選ばれなければならない。
出席者に与える権限は、役割によって差を設けることができる。
会議の目的によって場所は設定される。
会議の目的に従ってレイアウトは決められる。
正式な会議は記録される必要がある。
会議には、聞く、決める、承認する、伝える、一致させる、調節する等という働きがある。
会議は、結論を出す。
会議の結論は、やるべき事が明確である必要がある。
会議は、勝負の場である。会議は開く前に結論が出されているわけではない。
事前に結論が出ているのは儀式か、通知か。
現代の組織は、会議によって動かされている。
会議の目的によって質疑か、討論か、議論かを決める。
討論会は、賛成意見と反対意見を明確にして議論を戦わせることであり、議論とは、各々意見を基にして議論を戦わせることを意味する。
意見というと反対意見だと思い込んでいる者もいるが、意見は反対意見とは限らない。
会議と話し合いとは違う。
会議には、定期的に開かれる会議と不定期に開かれる会議がある。
定期的に開かれる会議の周期の単位は、１日、１週間、１か月、四半期、半期、１年、一生などがある。この様な定例会の周期は仕事にリズムを持たせる。
手順段取りを間違うと、二度手間、三度手間が生じて効率が悪くなったり、同じことに対する指示が別々のところから複数出たり、相殺されたり、無駄になったり、指示や作業に矛盾が生じたり、同じことを何度もしたり、やり直しが生じたり、余計な仕事をしなければならなくなったり、修正、訂正等の手続きが生じたりして組織の統制に支障をきたす。
また、同じことを二度三度聞かれたり、打ち合わせるという事は、誰かが、反対しているとか逆らっているとか、サボタージュしているととらえられる危険性があるうえに、最初に話された内容が抜け落ちる可能性が高い。それは同じことを二度聞かれるという事は、最初話したことが否定されたと思いがちであり、そこまで考えなくとも補足的な部分に注目が移りやすいからである。
しかし、冒頭に話された内容にこそ核心部分があるのであり、そこが抜けたり、外されると本筋がずれてしまう場合が多い。故に、不必要、不用意に同じことを繰り返さないように注意する。
実際に仕事を遂行する人は、言葉による説明より、実際に出された指示や行動の方に拘束される。ゆえに、目的や方針、決議事項と指示・命令の整合性が重要となる。
打ち合わせでは結果より段取り手順を重視しろ。
打ち合わせの落とし処は次の一手。二手三手先は、次の一手を見極めてから考える。
段取りには、手順どおりに着手していく。決められるところから着手していく。できるところから着手していく。やらなければならないところから着手するといったやり方がある。
手順に沿って実行するというのは、企画書の項目の上から順番に片づけていくとか、構想設計、基本計画、実施計画、準備、実行、後片付けといったあらかじめ設定した手順を踏んでいくという事である。
例えば、会議の打ち合わせの目的として、幹部会議の目的と内容を決めると設定したとして、それが適切であるかどうか。会議の目的としては、かなり曖昧な部分を含んでいる。
目的を適当に作文していると目的を設定する本来の意味が失われてしまう。目的や方針は、爾後の仕事の必要性から設定されることである。仕事や作業の指針にならないような目的や方針は設定する意味がない。目的や方針は、羅針盤のように自分のやっている仕事の一を指し示すものでなければならない。
幹部会議(幹部会議の性格、位置をはっきりさせる。議決機関なのか。出席者は、どの程度の権限を持っているのか。定足数は。)の目的(議題、式次第、出席者、日程、場所、概要、手続き、組織、考え方、方針等)を専務(出席者、担当者、責任者、提案者)の意見を聞いた上で決める(承認?案を決める?一任を取り付ける?案を決めたうえで上申する。決定したうえで通知等)。
幹部会議に対する意見を聞く会議、この場合、ヒァリングという形式をとるべきかどうか。
話を聞くだけ会議もないわけではないが、その場合は、会議の性格を最初に明確にしておく必要がある。
ちなみに、単に、発言者の話を聞くだけの会議には、講演会、講習会、フォーラム等がある。
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