企画書の書き方
（計画の立て方・実施の仕方）
計画というのは目に見えない。
企画書を作り、完成をする事によって計画を見えるようにするのである。
まず、ヘッダーとフッターを設定する。
ヘッダーとフッターは、その時点での基礎要件を構造的に設定した基礎的書式である。
その上で、レジメ（項目)を縦と横に並べる。
縦の項目と横の項目を分別する。
大項目は、提携のものを用いる。大項目は作業の外枠を作る。
項目は、一定のパターンを持っている。
例えば、縦の項目
主旨
目的
原理
原則
目標
方針
責任体制
基本的考え方
内容・概要
組織・役割分担・権限と責任
日時
場所
手順
手続き
縦系列の項目が決まったり、枠組みができたら、次に中心軸を定める。
中心が決まらなければ、何をやっても定まりが悪い。
まず責任者を決める。
なぜなら、概念や基礎となる部分は、責任者の考え方が核となるからである。
だから、責任者の意見を聞かずに決めた事に、責任者は責任を持てない。だから中心を定めずに決めた事は、結局改める事になる。
責任者が決まったら、まずやり方を決める。
いきなり内容に入ると土台が固まらない。基礎が不安定な上に構造物を立てるようなものである。
後で修正ができなくなる。根本が一致していれば後の枝葉末節的な事は、収集する事ができるが、根本が明らかにされていないと些細な違いから基軸がブレてしまう場合が多い。そうなると修正は容易ではない。
ここでしっかりと考え方を共有できるようにする。
中心軸が決まったら、それに枝葉をつけていく。項目毎に責任者と担当者を決めていくのである。組織や企画で思想を実体化するのである。このプロセスで手抜きをしたら後悔する事になる。何事も最初が肝心なのである。
その過程で、主旨目的をスタッフに徹底していく。仕事をさせる過程で実体的に主旨目的を浸透させ、なおかつ深めていくのである。
仕事をする課程で中心となる考えを実体化し、磨いていくのである。
| № | 項目 | 責任者 | 担当者 |
| １ | 主旨 | ||
| ２ | 目的 | ||
| ３ | 原理 | ||
| ４ | 原則 | ||
| ５ | 目標 | ||
| ６ | 方針 | ||
| ７ | 責任体制 | ||
| ８ | 基本的考え方 | ||
| ９ | 内容・概要 | ||
| １０ | 組織・役割分担・権限と責任 | ||
| １１ | 日時 | ||
| １２ | 場所 | ||
| １３ | 手順 | ||
| １４ | 手続き |
最初によく主旨・目的を明らかにし納得をさせる。そのためには、上層部や発案者と担当責任者が入念に話し合っておく必要がある。最初にボタンの掛け違いがあると後々問題が生じた時、収拾ができなくなる事がある。
くい打ちのごまかしではないが、くい打ちといった基礎となる部分に不正や誤魔化しがあると土台からやり直し、立て直しという事になりかねない。その場合、建築費の何倍ものコストがかかる事になる。
主旨目的の作り方、決め方も一様ではない。
よく主旨の作り方、設定の仕方を頭から決めてかかる者がいるが、主旨の定め方は沢山ある。そして、主旨目的を決める過程、手段が後々、重要な働きを発揮する。
例えば、関係者を集めて話を聞き、それを下地にして案文を作る。又、トップや発案者に対するヒアリングをしてそれを文章化する、簡単な経緯から主旨を作る。自分の考えを部下に話してそれを清書させる。担当者に叩き台となる文を作らせそれを関係者で検討する等という具合である。
くれぐれも主旨目的を作文してはならない。
主旨目的には、経緯や動機が大切な働きをする。なぜ、そして誰が最初に思いつき、発案したのか。その思いにこそ企画の魂、精神がある。
そして、主旨目的は、計画、企画に魂を吹き込む部位なのである。
大枠が定まったら企画者は、自分で書き込めるところは書き込んでおく。
ただし、最初から自分一人で書ける部分は、ほとんどない。つまり、空白な部分がほとんどである。自分一人で書き込めないところは無理をして書かないようにする。
問題は、空白の部分の背後にある作業なのである。
次に、素材、候補を登録（ノミネート）する。
必要（目的）に応じて素材、候補を選抜する。
例えば、日にちならば、開いている日時の聞き取り。人なら関係先のリスト。作業なら作業の洗い出し。
空白の部分を埋める為には何が必要なのかを考える。
無理に、空白の部分を埋める必要はないし、埋めてはならない。
空白な部分になるのは、それなりの原因や理由があるのである。
そして横の項目を決めていく。
いつ・どこで・何を・誰が・どの様にやるのか。予算は・・・。
備考、注意点、留意点
そして、縦系列の項目に対して一つひとつ責任者、担当者を明確にしておく。
何をやるかが重要なのである。つまり、実際の作業が根本を形作る。
仕事一つひとつの期日を決める。期限のない仕事はするなとよく叱られたものである。
一つひとつの作業を洗い出し、その一つひとつの作業に責任者と期日を定める。期日のない仕事は、底のないバケツと同じだとよく注意された。いくら水をくんでも水はたまらないと・・・・。
仕事には始まりと終わりがある。ソーセージのように両端をしっかりと結んでおけと言われた物である。
だから常に、開始と終わりの時点を明らかにする。始まりと終わりのない仕事はしてはならない。
そして、仕事は、指示に始まり、報告に終わる。
最近の管理職の中には、話し合いや打ち合わせ、会議を指示だと錯覚している者が多く見受けられる。
会議や打ち合わせで話をしたからと言って公式に指示を出した事にはならない。
会議や打ち合わせで話が出たから、決まった事、指示した事と思い込んでいるのである。後で話したじゃあないと言っても指示と受け止めていなければ実行されない。指示以外の事は原則として実行してはならないというのが原則であり、又、責任が終えないからである。
その様な仕事はうまくいけば上司の功績となり、失敗した時は、部下の責任にされる。要は勝手にやった事になるのである。無責任きわまりない事なのである。
指示は必要な要件を満たしてないと無効である事を忘れてはならない。
指示を出さないのは、責任者として責任を放棄しているのと同じ事である。
コールしない限り、正式には認められない。
又、報告をする癖がついていない担当者も多くいる。報告をしていない事は、やっていない事、あるいは、終了していないと見なされる。一人で仕事をしているのではないのである。
これらは習慣であり、癖である。いい習慣を身につけていないと仕事ははかどらない。
報告は、自分の為にするのである。報告によって作業は終了し、免責されるからである。
報告しなければ、プレーは続行されている事になる。
報告は、報告先は誰かを常に明確にする事である。報告先によって報告内容に差が出ると同時に、報告先は、報告の目的を制約しているからである。
報告先や報告内容を意識するだけでも仕事の照準や目的が絞られる。
報告は、報告を受けるのも義務である。報告を受けることを拒絶することは、明らかな職務怠慢である。
子供は、親に、学校で会った出来事を何でも話す。これは一種の報告である。
親が子供の報告を鬱陶しがったり、怒ったり、怒鳴ったりしたら、子供は二度と話をしなくなる。
それは報告も同じである。報告を受ける者が鬱陶しがった、怒れば部下は報告することを恐れるようになる。
報告は、報告を受ける者にもしんどい事である。しかし、だからといって報告を忌避してはならない。
報告は、基本的に話を聞くことに徹するべきである。
論評は、報告を受けた後にすべきである。
| № | 項目 | いつから | いつまで |
| １ | 主旨 | ||
| ２ | 目的 | ||
| ３ | 原理 | ||
| ４ | 原則 | ||
| ５ | 目標 | ||
| ６ | 方針 | ||
| ７ | 責任体制 | ||
| ８ | 基本的考え方 | ||
| ９ | 内容・概要 | ||
| １０ | 組織・役割分担・権限と責任 | ||
| １１ | 日時 | ||
| １２ | 場所 | ||
| １３ | 手順 | ||
| １４ | 手続き |
縦項目の順位、順番、序列、ウェイトが重要となる。
基本的には上から作っていく。
主旨、目的を誰が責任者になってどの様に作成、提案、決定をするのか。
これだけでも三工程ある。
このとき定めた順位、順番、ウェイトは絶対的な物ではなく。環境、状況、段階によって絶え間なく変動している。
日付というが、日付も一つではない。例えば、作成日、提案日、決済日、通知日、実施日等がある。このほかにも登録日等もある。しかも日にちの決め方の手順も一本ではない。いろいろな組み合わせがある。大切なのは、道筋を最初に明らかにする事である。
| № | 項目 | どの様に | どこで |
| １ | 主旨 | ||
| ２ | 目的 | ||
| ３ | 原理 | ||
| ４ | 原則 | ||
| ５ | 目標 | ||
| ６ | 方針 | ||
| ７ | 責任体制 | ||
| ８ | 基本的考え方 | ||
| ９ | 内容・概要 | ||
| １０ | 組織・役割分担・権限と責任 | ||
| １１ | 日時 | ||
| １２ | 場所 | ||
| １３ | 手順 | ||
| １４ | 手続き |
基本的に作業の洗い出しが鍵を握る。作業の原則は、もれなく、重複なく、全ての三点である。
一つひとつの決め方が解らないと、決めてかかったり、どうしていいのか解らないまま、どうにかしなければならなくなるまで放置してしまう場合が多い。そうなると仕事そのものが停滞し、無責任になる。まず何をどの様にしたらいいのか、それも決めていかなければならないのだと自覚する事である。知ったかぶりはくれぐれも御法度である。どうしていいか解らなければ解らないという事をまず認める事である。
どこでというのは、場所を意味するとは限らない。部署や部門を指す場合もある。
企画というのは、百立てて百捨てるくらいの覚悟必要である。何かに固執したり未練を持つとそこから破綻するケースが多い。企画屋は捨てる事を覚えないと成功しない。
ただこだわりも必要と言えば必要である。
執務要領
報告・連絡・相談
手順・段取り
形を重んじる
仕事を学ぶ
チームワーク・集団活動を学ぶ
段取りをとる
仕事の論理
井戸端会議と会議は違う
仕事には始まりと終わりがある。
基本
仕事の基本
報告書の書き方
企画書の書き方
物事には順序がある
組織的意志決定
仕事について
組織は情報系である。
躾
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